O que é gestão de contratos?

O que é gestão de contratos?

Gestão de contratos é o processo de monitoramento sistemático de documentos contratuais, desde sua criação até o encerramento. Vai muito além de apenas controlar prazos.

Envolve padronização de termos, organização de documentos comprobatórios, visão completa dos acordos da empresa e minimização de riscos.

Um contrato bem gerido proporciona segurança jurídica às partes envolvidas.

O ciclo de vida contratual passa por fases distintas: draft preliminar, negociação, elaboração e assinatura, armazenamento, administração e possível renegociação.

Por que investir em gestão contratual?

Quando bem executada, a gestão de contratos:

• Reduz riscos jurídicos
• Evita gastos desnecessários
• Padroniza negociações
• Diminui litígios
• Fortalece a cultura organizacional

Uma gestão ineficiente pode resultar em pagamentos por serviços não utilizados, perda de prazos importantes ou contratos sem cláusulas essenciais.

Softwares específicos para gestão contratual permitem centralizar informações, padronizar documentos e automatizar alertas de prazos, aumentando significativamente a produtividade da equipe jurídica.

Sua empresa está preparada para transformar contratos em ferramentas estratégicas?

A importância da gestão de contratos para empresas

A gestão de contratos é o coração da segurança financeira e jurídica da sua empresa. Vai muito além de simplesmente assinar documentos e arquivá-los.

É um processo completo que começa na elaboração e só termina após o encerramento formal da relação comercial.

Quando bem implementada, previne perdas significativas. Você sabia que empresas podem perder até 40% do valor de uma negociação por falta de gerenciamento adequado?

Os benefícios são imensos:

• Redução de custos administrativos
• Maior controle de prazos
• Eliminação de perdas documentais
• Fechamento mais rápido de negócios
• Segurança jurídica reforçada

O monitoramento constante garante que tudo corra conforme planejado, evitando surpresas desagradáveis e prejuízos inesperados.

Quer transformar contratos em aliados estratégicos? Invista em um sistema de gestão eficiente. Sua empresa agradecerá.

Qual o papel do gestor de contratos em uma organização

O gestor de contratos é o profissional que garante a integridade dos acordos firmados pela organização. Ele supervisiona todo o ciclo de vida contratual, desde a elaboração até o encerramento.

Esse papel vai muito além de simples análise documental.

A função envolve monitorar prazos, verificar o cumprimento das cláusulas e zelar pela conformidade legal de todos os contratos ativos na empresa.

O gestor atua como guardião dos interesses organizacionais, identificando riscos contratuais antes que se transformem em problemas reais.

Quando bem executada, essa gestão evita surpresas desagradáveis como multas por descumprimento, pagamentos incorretos ou renovações automáticas indesejadas.

A comunicação clara com todas as áreas da empresa é essencial para este profissional. Ele precisa traduzir termos jurídicos complexos em orientações práticas para os demais colaboradores.

Um bom gestor de contratos economiza dinheiro e protege a reputação da empresa, garantindo que todas as partes cumpram exatamente o que foi acordado - nem mais, nem menos.

Para empresas modernas, investir em tecnologia de gestão contratual não é luxo, é necessidade. Um sistema integrado permite controle eficiente de datas críticas, armazenamento seguro e rastreabilidade completa de toda documentação.

Principais funções na gestão de contratos

A gestão de contratos envolve funções essenciais para garantir que acordos entre empresas funcionem como planejado. O gestor de contratos é o maestro desse processo, supervisionando todo o ciclo de vida documental.

Quais são essas funções principais? Vamos ao que realmente importa:

Elaboração e revisão de contratos, negociando termos e identificando possíveis riscos antes da assinatura.

Monitoramento contínuo para garantir que todas as cláusulas sejam cumpridas no prazo correto.

Controle de prazos para evitar vencimentos inesperados ou renovações automáticas indesejadas.

Fiscalização da execução dos serviços contratados, avaliando qualidade e conformidade.

Gestão de riscos, antecipando problemas e propondo soluções antes que se tornem crises.

Armazenamento organizado de todos os documentos, garantindo fácil acesso quando necessário.

Acompanhamento de alterações legais que possam impactar os contratos vigentes.

Uma boa gestão contratual evita prejuízos financeiros, fortalece relacionamentos comerciais e protege a reputação da empresa. Tecnologias como sistemas ERP são aliadas valiosas, automatizando processos e garantindo maior precisão no controle.

Gestão de contratos na Administração Pública

A gestão de contratos na Administração Pública refere-se ao gerenciamento completo do ciclo de vida contratual, desde a licitação até a fiscalização da execução, com todas as particularidades do setor público.

Em 2022, esses contratos somaram mais de R$103 bilhões, demonstrando a magnitude e complexidade dessa área.

Diferente do setor privado, a gestão pública está regida por legislações específicas: a Lei 14.133/21 (Nova Lei de Licitações), a Lei 8.429/92 (Improbidade Administrativa) e a Lei 12.846/13 (Anticorrupção).

Os principais desafios incluem:

• Complexidade dos processos licitatórios
• Prevenção de irregularidades e riscos
• Acompanhamento rigoroso da execução
• Cumprimento de prazos e cronogramas
• Manutenção da transparência e prestação de contas

A tecnologia tornou-se indispensável nesse contexto, permitindo registros mais precisos, controle eficaz de prazos e automação de processos, minimizando riscos e aumentando a eficiência na gestão dos recursos públicos.

Ferramentas e sistemas para gestão de contratos

Ferramentas de gestão de contratos são sistemas que automatizam processos burocráticos, otimizando rotinas e gerando economia de tempo e dinheiro para empresas de todos os portes.

Esses sistemas centralizam documentos, controlam prazos e agilizam a troca de informações entre equipes.

O ideal é escolher uma plataforma adequada ao perfil da sua empresa.

Os principais benefícios incluem:

• Automação de processos complexos • Centralização de documentos em um único local • Melhoria na comunicação entre equipes • Fortalecimento de relacionamentos com parceiros • Redução do ciclo de negociação • Monitoramento eficiente de riscos

A escolha certa pode variar conforme o segmento. Para imóveis comerciais, por exemplo, o LocXRE se destaca como uma das melhores opções do mercado em 2023.

Lembre-se: o objetivo principal é satisfazer todas as partes envolvidas na negociação, mantendo contratos saudáveis a longo prazo.

Como implementar a gestão de contratos na sua empresa

Implementar a gestão de contratos começa com organização e padronização. Esse processo é fundamental para controlar a criação, execução e análise dos documentos que formalizam suas relações comerciais.

Primeiro, atente-se à redação. Contratos claros e objetivos evitam dores de cabeça futuras. Conte com um advogado para estruturar termos que protejam seu negócio.

Invista em digitalização. Arquivos digitais facilitam consultas, economizam espaço físico e reduzem custos operacionais. Use assinaturas eletrônicas para agilizar processos.

Faça um controle rigoroso de prazos. Você pode usar planilhas ou, melhor ainda, um software especializado que envie alertas automáticos sobre vencimentos.

Organize seus contratos por categorias lógicas e estabeleça regras de acesso. Quem precisa consultar o quê? Isso protege informações sensíveis e mantém tudo em ordem.

Os benefícios? Mais segurança nas operações, redução de prejuízos, economia de tempo e minimização de riscos jurídicos.

Evite perder prazos, manter desorganização e ignorar a tecnologia. Seu negócio merece essa proteção.

Benefícios de uma gestão de contratos eficiente

Uma gestão de contratos eficiente traz segurança jurídica e reduz riscos para todas as partes envolvidas no negócio.

Imagine controlar dezenas de contratos simultaneamente sem perder prazos ou detalhes importantes. Parece complexo, não é?

A gestão eficaz funciona como um guarda-chuva de proteção para sua empresa. Ela acompanha todo o ciclo: desde a criação até o encerramento do acordo.

Os benefícios são notáveis:

• Minimização de erros
• Maior organização documental
• Aumento da credibilidade
• Controle efetivo de prazos

Com tecnologias como contratos eletrônicos, você ganha eficiência na redação, revisão e armazenamento. Nada de papéis amarelados ou perdidos!

A automatização também é sua aliada. Softwares especializados permitem acompanhar contratos e faturas em um único lugar, trazendo transparência e economia de tempo.

Quer mais rentabilidade e organização? Invista na gestão de contratos.

Desafios comuns na gestão de contratos

A gestão de contratos enfrenta desafios que podem comprometer sua eficácia. O principal? A falta de objetividade nos acordos firmados. Quando não há propósito claro, dificilmente serão cumpridos.

A comunicação ineficiente entre equipes também compromete o processo. Diferentes departamentos revisam documentos sem um sistema de rastreamento de alterações, gerando confusão.

Os obstáculos na execução são igualmente problemáticos. Processos manuais de envio e assinatura arrastam negociações além do necessário.

A ausência de padronização dificulta a gestão de riscos. Modelos consistentes economizam tempo e dinheiro ao departamento jurídico.

Por fim, não ter a tecnologia como aliada é fatal. Um software adequado deve automatizar todo o ciclo do contrato - da criação à expiração.

Reconhecer esses desafios é o primeiro passo para aprimorar sua gestão contratual.

Cursos e capacitação em gestão de contratos

Procurando aperfeiçoar sua expertise em gestão contratual? Os cursos de capacitação nessa área são essenciais para profissionais que lidam com contratos administrativos no setor público.

A Escola Virtual de Governo (EV.G) oferece opções gratuitas e acessíveis, como o curso de "Gestão e Fiscalização de Contratos Administrativos" com 40h de duração.

Este treinamento aborda desde o planejamento até a execução da fiscalização, baseado na Lei nº 14.133/2021.

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