O Desafio

A OTM - ASMED é uma empresa que prospera em um mercado dinâmico: fornece equipamentos médicos de alta tecnologia e oferece serviços de locação com opção de compra para clientes em toda a região. Seu modelo de negócio é robusto — combina vendas de equipamentos com um fluxo de receita recorrente via locação, criando uma base de clientes estável e previsível.

Porém, por trás dessa operação bem-sucedida havia um problema crescente que ameaçava a escalabilidade: os dados financeiros estavam espalhados por múltiplos sistemas, planilhas e processos manuais. Não havia um único ponto de verdade.

"Os números não batiam. Tínhamos informações em vários lugares, e quando precisávamos de um relatório rápido, levava dias para consolidar tudo," relembra um membro da equipe de gestão. A falta de visibilidade criava atritos: o proprietário pedia números, a equipe financeira precisava gastar horas montando planilhas, e mesmo assim havia dúvidas sobre a precisão dos dados.

O impacto era real. Decisões estratégicas ficavam presas à espera de informações confiáveis. Recebimentos e pagamentos não eram reconciliados com precisão. Não havia clareza sobre margens por tipo de negócio (venda versus locação). E o fechamento mensal era um processo caótico, dependente de quem estava disponível e de qual versão da planilha era a "correta".

Além disso, a empresa operava com um ERP que não entregava os relatórios necessários. Havia tentativas de integração com ferramentas de BI, mas sem uma base de dados limpa e padronizada, nenhuma ferramenta conseguia transformar o caos em clareza.

A Solução

A transformação começou com uma decisão clara: colocar a governança de dados no centro da estratégia. Não era apenas sobre ferramentas — era sobre criar um processo repetível, confiável e escalável.

O primeiro passo foi diagnosticar o estado real. A equipe identificou que havia aproximadamente 40 lançamentos incorretos no ERP, dados duplicados, classificações inconsistentes entre faturamento e recebimento, e uma falta total de padronização em como os dados eram coletados e processados.

"Precisávamos de uma base sólida antes de qualquer dashboard ou ferramenta de BI," explica um consultor envolvido no projeto. "Sem dados limpos, qualquer relatório seria apenas lixo bem formatado."

A solução foi estruturada em várias frentes:

Limpeza e Padronização de Dados

Primeiro, removeram os 40 lançamentos problemáticos do ERP. Depois, criaram um processo de reconciliação rigoroso: cada transação foi validada contra extratos bancários, notas fiscais e registros internos. Dados de moeda foram convertidos de texto para números. Descrições ambíguas foram padronizadas. O resultado foi uma base de dados confiável pela primeira vez.

Criação de um Fluxo de Fechamento Centralizado

A empresa implementou o que chamou de "Fechamento Financeiro 3.0" — um fluxo de trabalho centralizado que coleta dados padronizados (data de emissão, movimentações, classificações, valores, vencimentos) e os alimenta automaticamente em um DRE. A responsabilidade pela extração e qualidade dos dados foi claramente atribuída, eliminando a ambiguidade.

Separação Clara Entre Competência e Caixa

Um dos maiores ganhos foi criar duas perspectivas distintas: regime de competência (receita e despesas do período) e regime de caixa (recebimentos e pagamentos reais). Isso permitiu entender não apenas se a empresa era lucrativa, mas se tinha caixa para operar. Muitas vezes, esses números divergiam significativamente — e agora a empresa sabia por quê.

Classificação Padronizada de Receitas

A empresa separou claramente suas linhas de negócio: venda de equipamentos, venda de produtos consumíveis, locação de equipamentos, locação com opção de compra, e serviços de revisão. Cada categoria tinha regras de classificação explícitas. Isso permitiu análises de margem por tipo de negócio e decisões de precificação mais inteligentes.

Dashboards com Indicadores-Chave

Com dados limpos e padronizados, a empresa desenvolveu dashboards que mostravam em tempo real: faturamento, margem de contribuição, EBITDA, lucro líquido, fluxo de caixa, contas a receber e estoque. Indicadores foram apresentados com um sistema de semáforo (verde, amarelo, vermelho) para facilitar decisões rápidas.

Governança e Cadência

A empresa estabeleceu uma rotina fixa: fechamento no último dia de cada mês, com geração automática de relatórios de caixa, recebíveis, estoque e outras linhas. Reuniões semanais de governança financeira alinhavam stakeholders e validavam dados antes de qualquer apresentação.

"O que mudou foi a disciplina," diz um membro da liderança. "Agora temos um processo que se repete todo mês. Não é mais caótico — é previsível."

A Transformação

Os resultados foram imediatos e mensuráveis.

Confiabilidade dos Dados

Pela primeira vez, os números batiam. O DRE apresentado para a liderança era consistente com os registros internos. Não havia mais surpresas desagradáveis durante o fechamento. A equipe financeira podia apresentar números com confiança.

Velocidade de Fechamento

O que antes levava dias agora era feito em horas. A automação do DRE e a consolidação de bases eliminaram o retrabalho manual. A equipe podia se concentrar em análise, não em digitação.

Visibilidade Estratégica

A empresa agora entendia sua lucratividade real. Descobriu que a locação de equipamentos era um negócio muito mais robusto do que imaginava — com crescimento consistente mês a mês. Viu que certos meses tinham margens ruins não por falta de vendas, mas por despesas operacionais descontroladas. Essas insights permitiram decisões de precificação, controle de custos e alocação de recursos muito mais inteligentes.

Gestão de Caixa

A separação entre competência e caixa revelou um desafio crítico: a empresa era lucrável no papel, mas tinha ciclos de caixa tensos. Com essa visibilidade, a liderança pôde tomar ações: acelerar recebimentos, renegociar prazos de pagamento, considerar antecipação de recebíveis. O caixa deixou de ser um mistério.

Escalabilidade

Com processos padronizados e dados confiáveis, a empresa agora podia escalar com confiança. Novos mercados, novas linhas de produto, expansão regional — tudo isso exigia dados confiáveis e processos repetíveis. Agora tinha ambos.

Alinhamento Organizacional

Talvez o ganho mais importante tenha sido cultural. Quando todos os stakeholders — proprietário, diretores, equipe financeira, equipe operacional — veem os mesmos números e confiam neles, as decisões ficam mais rápidas e alinhadas. Não há mais discussões sobre qual número está "certo". Há apenas um número, validado e confiável.

"Agora quando o proprietário pede um número, temos a resposta em minutos, não em dias. E sabemos que está correto," relembra um membro da equipe. "Isso muda tudo."

A transformação não terminou. A empresa continua evoluindo: explorando otimizações tributárias, refinando modelos de precificação, automatizando ainda mais processos. Mas agora faz isso a partir de uma base sólida — dados confiáveis, processos claros, visibilidade total.

Para uma empresa que prospera em um mercado competitivo, isso é tudo. Dados confiáveis não são apenas um detalhe operacional — são o alicerce da estratégia. E agora, a OTM - ASMED tem esse alicerce.