Purifikar: De la Gestión Manual a la Visibilidad Financiera Integrada

El Desafío

Purifikar es una empresa que prospera en el negocio de servicios de purificación y alquiler de equipos. Su modelo de negocio es sólido: ofrecen soluciones de alquiler recurrente, venta de insumos y servicios técnicos a clientes en múltiples ciudades. Sin embargo, detrás de esa operación exitosa se escondía un problema que crecía con cada nueva sucursal.

Los datos financieros estaban dispersos. Información en Excel, en el ERP, en planillas manuales. Nomenclaturas inconsistentes. Cuentas duplicadas. Cuando llegaba el momento de cerrar el mes, el equipo pasaba días reconciliando números que no cuadraban entre sistemas. No había visibilidad clara de cuál era la rentabilidad real por sucursal. ¿Estaba ganando dinero en São Paulo? ¿Cuál era el margen en Río? Nadie lo sabía con certeza.

"El DRE no reflejaba la realidad de cada praça," comenta uno de los líderes del equipo financiero. "Teníamos números globales, pero no podíamos ver dónde estaban los problemas reales."

Además, cada cierre mensual era un ejercicio de retrabajos. Clasificaciones incorrectas. Aportes financieros que aparecían como ingresos operacionales. Costos de expansión mezclados con gastos operativos. Materiales de instalación sin rastreo claro entre matriz y sucursales. El equipo dependía fuertemente de consultores externos para validar y corregir los números.

El crecimiento estaba limitado. Sin datos confiables, era imposible tomar decisiones estratégicas sobre dónde invertir, cómo fijar precios o si una sucursal era realmente rentable. La empresa necesitaba transformar su gobernanza financiera de raíz.

La Solución

El equipo de Purifikar decidió que no podía seguir así. Necesitaba un cambio estructural en cómo capturaba, clasificaba y reportaba sus datos financieros. El objetivo era claro: un DRE gerencial confiable por sucursal, con cierres rápidos y decisiones basadas en números reales.

El primer paso fue estandarizar el plan de cuentas. Se identificaron más de 170 cuentas con problemas: nomenclaturas inconsistentes, espacios que impedían la lectura de información, cuentas duplicadas. El equipo realizó una limpieza exhaustiva, reduciendo a 165 cuentas alineadas con un estándar único. Cada cuenta fue validada al 100% para asegurar que estuviera correctamente clasificada.

"Cuando empezamos a ver que el 90% de las cuentas estaban batiendo después de la limpieza, supimos que íbamos en la dirección correcta," recuerda el equipo. Fue un momento de quiebre: los datos comenzaban a hablar un lenguaje común.

Luego vino la reestructuración de categorías. Se separaron claramente los costos de expansión de los gastos operativos. Los aportes financieros dejaron de aparecer como ingresos. Los costos de imobilizado se capitalizaron correctamente. Las receitas se desagregaron por tipo: alquileres por sucursal, venta de insumos, servicios, reventa. Cada categoría tenía su propia cuenta, su propio rastreo.

El equipo también implementó una cadencia de actualización quincenal. Cada 15 días, los números se consolidaban, se validaban y se convertían de competencia a caja. Esto permitió una visión más actualizada y realista del flujo de efectivo. Además, se creó un proceso de validación colaborativa donde diferentes áreas (faturación, finanzas, contabilidad) revisaban los números juntas antes del cierre.

En paralelo, se estructuró un control de materiales más riguroso. Las notas de remesa entre matriz y sucursales ahora rastreaban cada movimiento de inventario. El costo de instalación se asignaba correctamente a cada sucursal. La marginalidad dejó de ser un misterio.

"Lo que cambió fue la mentalidad," dice el equipo. "Pasamos de 'esperar a que alguien arregle los números' a 'nosotros somos responsables de que los números sean correctos desde el inicio'."

La Transformación

Los resultados fueron inmediatos y tangibles.

Primero, la velocidad de cierre mejoró dramáticamente. Lo que antes tomaba días de retrabajos manuales ahora se completaba en horas. El equipo interno pudo capacitarse para manejar el proceso sin depender constantemente de consultores externos. Se grabaron videos tutoriales. Se documentaron procedimientos. La autonomía financiera creció.

Segundo, la visibilidad por sucursal se convirtió en realidad. El equipo podía ver que el costo de flota en una sucursal específica representaba el 11% del faturamento. Podía identificar qué praças estaban contribuyendo más a cubrir costos fijos. Podía comparar márgenes entre regiones y tomar decisiones de inversión basadas en datos reales.

Tercero, la precisión de los márgenes mejoró significativamente. Al separar correctamente costos directos de gastos operativos, al rastrear materiales por sucursal, al eliminar distorsiones contables, los márgenes de contribución reflejaban la realidad operacional. Esto permitió fijar precios con mayor confianza y entender dónde estaban los verdaderos problemas de rentabilidad.

Cuarto, la gobernanza tributaria y fiscal se fortaleció. La clasificación clara de INSS patronal, parcelamientos de impuestos, IOF y otras obligaciones redujo riesgos de incumplimiento y mejoró la planificación de tesorería.

Pero quizás el cambio más importante fue cultural. "Ahora los números son confiables," comenta el equipo. "Cuando presentamos un DRE, sabemos que refleja la realidad. Eso cambia todo. Las decisiones son más rápidas, más seguras, más estratégicas."

La empresa también comenzó a planificar expansiones con mayor confianza. Podía calcular el payback de nuevas sucursales. Podía entender el costo real de integración y capacitación. Podía proyectar márgenes por región. El crecimiento dejó de ser un salto a ciegas.

Hoy, Purifikar tiene un DRE gerencial por sucursal, consolidado a nivel grupo. Tiene un plan de cuentas estandarizado que habla con el ERP. Tiene procesos de cierre que funcionan. Tiene datos que sus líderes pueden usar para tomar decisiones estratégicas con confianza.

"La transformación no fue solo de números," reflexiona el equipo. "Fue de mentalidad. Pasamos de ser una empresa que reaccionaba a sus datos a ser una empresa que lidera con sus datos. Eso es lo que nos permite crecer de verdad."