Note: Transformação Digital e Operacional para Crescimento Sustentável

O Desafio

Note é uma fabricante de copos de papel personalizados que atende desde pequenos eventos até grandes redes de franquias. A empresa tem uma proposta de valor clara: qualidade, customização e entrega confiável. Porém, por trás dessa operação bem-intencionada, havia um problema crescente que ameaçava o potencial de crescimento.

Os processos internos estavam fragmentados. A precificação era manual e inconsistente, dependendo de cálculos dispersos em várias planilhas. Os custos de produção não eram bem compreendidos — havia dúvidas sobre o custo real por copo, o impacto das perdas de material e como diferentes tamanhos e gramaturas afetavam a margem. Os dados contábeis eram coletados manualmente, consumindo horas de trabalho sem gerar insights claros sobre rentabilidade.

"A gente estava no escuro," relata um membro da equipe de operações. "Não sabíamos exatamente quanto custava produzir cada copo. Cada orçamento era uma adivinhação."

Além disso, a equipe comercial operava de forma reativa. Os vendedores respondiam a pedidos pontuais sem uma estratégia clara de relacionamento ou crescimento. Não havia visibilidade sobre o pipeline, as margens variavam sem controle, e a empresa perdia oportunidades por falta de estrutura.

A produção também sofria. A taxa de perda de material chegava a 5% em alguns períodos, um desperdício significativo que comprimia margens. Sem dados consolidados, era difícil justificar investimentos em melhoria ou tomar decisões sobre capacidade.

O resultado? Uma empresa com potencial real, mas presa em processos manuais, sem visibilidade clara de custos e sem uma estratégia comercial escalável.

A Solução

A transformação começou com uma decisão clara: estruturar os dados e os processos. A empresa reconheceu que não precisava de mais ferramentas — precisava de clareza e disciplina.

O primeiro passo foi a automação de dados contábeis. Usando macros e inteligência artificial, a equipe conseguiu reduzir o tempo de processamento de dados de aproximadamente 5 horas para 1 hora por tarefa. "Passei quase cinco finais de semana trabalhando para fazer essas máquinas," conta um membro da equipe, "mas valeu cada minuto. Agora a gente consegue processar dados em um tempo que antes era impossível."

Em paralelo, desenvolveu-se um modelo de custeio parametrizado. Em vez de cálculos isolados, a empresa criou uma planilha com inputs fixos: peso da bobina, número de folhas, gramatura, tamanho do copo. O sistema calcula automaticamente o custo unitário e permite simulações rápidas de cenários. Dados explícitos emergiram: seis bobinas totalizam 1.927 kg; peso por bobina aproximadamente 321 kg; folhas por bobina 4.544; estimativa de 18 mil copos por bobina.

A segmentação de custos de produção também foi crucial. Em vez de tratar todos os pedidos da mesma forma, a empresa passou a agrupar produção em lotes (4k/4k/3k folhas, por exemplo) para gerenciar custos de forma mais previsível e proteger margens.

Mas a transformação não foi apenas técnica. A empresa implementou uma abordagem consultiva de vendas. Os vendedores foram treinados a fazer perguntas estratégicas antes de oferecer orçamentos: Qual é o projeto? Qual é a demanda mensal? Há potencial de crescimento? Essa mudança simples abriu portas. Um cliente que começou com um pedido pequeno (2 pontos de outdoor) evoluiu para aproximadamente 40 pontos ao longo de 6 anos, tornando-se um relacionamento estratégico.

A empresa também estruturou metas comerciais claras com responsabilidades definidas. Reuniões semanais, acompanhamento de pipeline, foco em fechamento. "Quando você coloca metas na parede e acompanha todo dia, as coisas mudam," diz um gerente comercial.

Paralelamente, iniciou-se um programa de homologação com franquias. Em vez de vender para unidades isoladas, a empresa começou a trabalhar com redes de franquias para compras centralizadas, criando receita recorrente e previsível.

A redução de perdas de produção foi outro ganho importante. Com envolvimento de especialistas em maquinário e treinamento da equipe, a taxa de perda caiu de até 5% para 0,62% em 2024. Menos desperdício significa mais material convertido em produto vendável.

A Transformação

Os resultados começaram a aparecer rapidamente.

A redução de perdas de produção de 5% para 0,62% representou uma melhoria substancial no rendimento de material. Menos desperdício significa mais copos produzidos com a mesma quantidade de insumo — um ganho direto de eficiência.

A automação de dados contábeis liberou tempo valioso. O que antes consumia 5 horas agora leva 1 hora. Isso não é apenas uma economia de tempo — é a possibilidade de a equipe focar em análises estratégicas em vez de tarefas repetitivas.

O modelo de custeio parametrizado trouxe clareza. Agora a empresa sabe exatamente quanto custa produzir cada copo, considerando tamanho, gramatura e volume. Isso permite precificação mais precisa, margens mais saudáveis e decisões comerciais baseadas em dados reais.

No comercial, a abordagem consultiva começou a gerar relacionamentos mais profundos. Clientes que antes faziam pedidos pontuais agora veem a empresa como parceira estratégica. O exemplo do cliente de outdoor que cresceu de 2 para 40 pontos ilustra bem: quando você entende o negócio do cliente, você consegue crescer junto.

A estrutura de metas e acompanhamento semanal criou disciplina. A equipe sabe o que precisa fazer, quando precisa fazer e por quê. Isso resultou em um pipeline mais saudável e em fechamentos mais consistentes.

A homologação com franquias abriu um canal novo de receita. Compras centralizadas significam volumes maiores, previsibilidade e relacionamentos mais estáveis. A empresa começou a mapear redes de franquias e estruturar propostas de fornecimento anual.

Além disso, a empresa iniciou um programa de reativação de clientes dormentes, identificando contas que não compravam há meses e reengatando-as com propostas personalizadas. O potencial estimado de recuperação foi significativo.

A participação em eventos também se tornou estratégica. Em vez de apenas responder a demanda, a empresa começou a participar de feiras e eventos com presença física, gerando leads imediatos e fortalecendo relacionamentos com organizadores.

"Quando você tem dados claros, você consegue tomar decisões rápidas," comenta um membro da liderança. "Antes a gente debatia números. Agora a gente debate estratégia."

A visão para frente é clara: crescimento acelerado com margens saudáveis. A empresa está estruturada para escalar. Os processos estão automatizados. Os custos são conhecidos. A equipe comercial está alinhada. Os canais estão diversificados.

Note não é mais uma empresa presa em processos manuais. É uma operação moderna, orientada por dados, com uma estratégia comercial clara e um caminho definido para crescimento sustentável.

"A transformação que fizemos não foi apenas sobre números," reflete um executivo. "Foi sobre criar uma cultura onde a gente entende nosso negócio, respeita nossos clientes e cresce de forma inteligente. Agora a gente tem ferramentas, processos e pessoas alinhadas. O céu é o limite."