O Desafio

A Produsol é uma empresa que atua em dois segmentos complementares: produção agrícola e agropecuária. Suas operações geram receitas significativas e envolvem múltiplas unidades de negócio com dinâmicas distintas. Historicamente, a empresa cresceu de forma orgânica, com sistemas e processos que evoluíram conforme as necessidades imediatas.

Porém, essa flexibilidade inicial se tornou um obstáculo. Os dados financeiros estavam espalhados entre planilhas isoladas, extrações manuais do sistema e registros em papel. Classificações de despesas variavam entre departamentos. Impostos, salários e transferências entre empresas se misturavam em categorias genéricas. Não havia uma "fonte única de verdade" para entender o desempenho real de cada operação.

"Tínhamos números diferentes dependendo de quem puxava o relatório e quando," relata um membro da equipe financeira. "Não conseguíamos fechar o mês com confiança, e apresentar números para a liderança era sempre uma incerteza."

O impacto era direto: decisões de investimento, precificação e alocação de recursos eram tomadas com base em informações incompletas ou conflitantes. O fechamento mensal levava semanas. Auditorias internas revelavam lacunas de dados e classificações incorretas. A empresa sabia que precisava de uma transformação, mas não sabia por onde começar.

A Solução

A Produsol optou por uma abordagem estruturada e faseada. Não se tratava apenas de implementar um novo sistema, mas de reconstruir os alicerces da governança financeira.

Auditoria e Reclassificação do Plano de Contas

O primeiro passo foi auditar todos os lançamentos de 2024 e 2025. A equipe revisou cada transação, identificou classificações erradas e criou um novo plano de contas que refletisse a realidade operacional da empresa. Impostos foram separados de despesas gerais. Salários foram distinguidos de comissões. Transferências entre empresas ganharam contas específicas.

"Descobrimos que Finame estava misturado com despesa bancária," explica um consultor envolvido no projeto. "Quando corrigimos isso, a DRE inteira mudou de cara. De repente, conseguíamos ver a margem real de cada operação."

Transição para Regime de Caixa

A empresa também mudou sua perspectiva de receitas. Ao invés de registrar vendas apenas pela data de emissão (competência), passou a acompanhar quando o dinheiro realmente entrava (caixa). Isso criou uma visão muito mais realista do fluxo de caixa e da inadimplência.

DRE por Unidade com Contas Analíticas Padronizadas

Em seguida, a Produsol criou relatórios separados para cada unidade de negócio: Produção, Agropecuária e Insumos. Cada um tinha sua própria DRE, mas todos alimentavam uma visão consolidada. Diárias, que antes apareciam com nomes de pessoas, agora eram classificadas corretamente por unidade.

Consolidação em Planilha Única

Toda essa estrutura foi organizada em uma planilha de DRE consolidada. Três abas: uma visão geral, uma para Produção e outra para Agropecuária. Dados desde janeiro de 2024, todos validados e padronizados. Essa planilha se tornou o ponto de referência para toda a empresa.

"A planilha não é apenas um relatório," diz um membro da equipe. "É a conversa entre o sistema e a realidade. Quando algo não bate, sabemos exatamente onde procurar."

Padronização de Relatórios e Exportação de Dados

A empresa também padronizou como os dados saem do sistema. Relatórios de contas a receber, contas a pagar e duplicatas agora têm campos consistentes: faturamento bruto, descontos, juros, multa, datas de emissão, vencimento e pagamento. Usuários podem escolher entre exportar apenas dados (para análises com tabelas dinâmicas) ou formatado (para visualização rápida).

Governança de Dados e Grupos de Pessoas

Para evitar que funcionários apareçam em relatórios de faturamento de clientes, a empresa criou grupos específicos no cadastro. Funcionários em um grupo, clientes em outro. Isso permitiu filtros mais precisos e reduziu erros operacionais.

Reconciliação com Extratos Bancários

Por fim, a Produsol implementou um processo de reconciliação diária com extratos bancários. Cada recebimento, cada pagamento, cada PIX é conferido contra o que o sistema registra. Divergências são identificadas e resolvidas rapidamente.

Tudo isso foi feito com 100% de comprometimento da liderança. Leonardo, o principal stakeholder, participou ativamente das validações. A equipe financeira (Maicon, Marcinha e outros) dedicou tempo para revisar cada classificação. Não foi um projeto imposto de cima para baixo, mas uma transformação colaborativa.

A Transformação

Os resultados começaram a aparecer rapidamente.

Visibilidade Imediata

Pela primeira vez, a Produsol tinha uma visão clara e confiável de seu desempenho financeiro. A DRE consolidada mostrava receitas, custos, margens e resultados por unidade. Não havia mais dúvida sobre os números. Apresentações para a liderança se tornaram mais seguras e baseadas em dados reais.

Fechamento Mensal Mais Ágil

O processo de fechamento, que antes levava semanas, agora era mais rápido. Com dados padronizados e uma fonte única de verdade, a equipe conseguia validar números em dias, não semanas. Erros eram identificados e corrigidos rapidamente.

Decisões Estratégicas Mais Precisas

Com visibilidade sobre margens por unidade e sazonalidade (especialmente importante na agricultura), a empresa conseguia tomar decisões de investimento, precificação e alocação de recursos com muito mais confiança. Sabia exatamente qual operação estava gerando valor e onde havia gargalos.

Redução de Retrabalho

A padronização de relatórios e a governança de dados eliminaram grande parte do retrabalho manual. Dados não precisavam mais ser copiados e colados entre planilhas. Classificações não precisavam mais ser corrigidas manualmente. O sistema funcionava.

Base para Crescimento

Talvez o benefício mais importante: a Produsol agora tinha uma base sólida para crescer. Novas unidades de negócio poderiam ser adicionadas ao mesmo modelo. Novos usuários poderiam ser treinados rapidamente. A empresa estava pronta para escalar.

"Antes, crescer significava mais caos," reflete um membro da equipe. "Agora, crescer significa replicar um modelo que funciona. É completamente diferente."

A transformação da Produsol não foi apenas sobre números. Foi sobre criar uma cultura de dados confiáveis, processos claros e decisões informadas. Foi sobre transformar a empresa de um lugar onde "ninguém tinha certeza" para um lugar onde "todos sabem exatamente o que está acontecendo."

E essa é apenas o começo. Com essa base sólida, a Produsol está pronta para o próximo capítulo: automação ainda maior, previsões mais precisas e um crescimento que é tanto rápido quanto sustentável.