RTC Rochatec: Da Fragmentação à Visibilidade Financeira em Tempo Real

O Desafio

A RTC Rochatec é uma empresa que se destaca no mercado de soluções de diagnóstico por imagem e serviços técnicos especializados. Com operações em múltiplas regiões e uma carteira diversificada de produtos e serviços, a empresa construiu uma reputação sólida baseada em expertise técnica e relacionamento de longo prazo com clientes.

Porém, por trás dessa aparência de solidez, havia um problema crescente que ameaçava a capacidade da empresa de tomar decisões rápidas e escalar operações: os dados financeiros estavam fragmentados.

Planilhas dispersas entre unidades. Múltiplos CNPJs operando de forma desconectada. Informações de faturamento, custos e fluxo de caixa espalhadas por diferentes sistemas. Quando chegava a hora de tomar uma decisão estratégica, a liderança precisava gastar horas consolidando números que frequentemente não batiam entre si.

"Tínhamos dados em vários lugares, mas não tínhamos visibilidade real do que estava acontecendo," relata um membro da equipe de liderança. "Era como dirigir de olhos fechados, tentando adivinhar para onde ir."

Além da fragmentação de dados, havia outro desafio igualmente crítico: a estrutura tributária. A carga de impostos era pesada, chegando a aproximadamente 20% em certas operações. Isso comprimia margens e limitava a capacidade de investimento em crescimento.

E havia mais. As despesas de viagem eram variáveis e difíceis de controlar. As ordens de serviço ainda eram em papel, com informações incompletas. Oportunidades de venda adicional eram perdidas porque não havia um processo estruturado para capturá-las no ponto de atendimento.

Esses problemas não eram apenas ineficiências operacionais. Eram barreiras reais ao crescimento. Sem visibilidade clara dos números, era impossível planejar com confiança. Sem controle de custos, as margens continuariam sendo comprimidas. Sem processos padronizados, a empresa não conseguiria escalar.

A Solução

A transformação começou com uma decisão clara: colocar a visibilidade financeira no centro da estratégia. Não era apenas sobre ter números melhores. Era sobre ter números que pudessem ser confiados, acessados em tempo real e usados para guiar decisões diárias.

O primeiro passo foi consolidar a DRE (Demonstração de Resultado do Exercício) e o fluxo de caixa. Em vez de múltiplas planilhas desconectadas, a empresa criou um dashboard único que permitia visualizar faturamento, lucro bruto, margem de contribuição e EBITDA em tempo real. Filtros dinâmicos permitiam ver o desempenho consolidado do grupo ou de cada unidade isoladamente.

"Quando você consegue ver tudo em um lugar, você consegue reagir rápido," explica um membro da equipe financeira. "Antes, a gente descobria problemas semanas depois. Agora, a gente vê no dia."

Em paralelo, a empresa reorganizou sua estrutura de unidades. Em vez de múltiplos CNPJs operando de forma fragmentada, migrou para uma estrutura mais clara, com fluxo de caixa único que consolidava todas as operações. Isso eliminou confusão sobre onde lançar cada transação e permitiu uma visão verdadeira do desempenho do grupo.

Mas havia mais. A empresa criou um CNPJ separado para a linha ProUma, otimizando a carga tributária. Em uma transação-exemplo, isso reduziu a alíquota de impostos de aproximadamente 20% para 6%—uma economia de 14 pontos percentuais que fez uma diferença real na lucratividade.

Para controlar custos de viagem, que eram uma fonte constante de vazamento de margem, a empresa implementou políticas claras. Combustível de viagem separado de combustível urbano. Limites definidos para hotel, alimentação e pedágios. Metas agressivas de redução de gastos—aproximadamente 10 mil reais por mês.

E para capturar oportunidades de venda que estavam sendo perdidas, a empresa digitalizou as ordens de serviço. Agora, cada atendimento incluía um checklist obrigatório que permitia aos técnicos identificar e oferecer serviços adicionais no ponto de atendimento.

Tudo isso foi acompanhado por uma mudança organizacional importante. Luiza foi nomeada gerente de vendas e processos, trazendo liderança servidora e estrutura clara para as operações. Reuniões semanais de alinhamento garantiam que comercial, financeiro e técnico estivessem sempre sincronizados.

"Quando você tem clareza de papéis e uma cadência de reuniões, as coisas começam a se mover," comenta um membro da liderança. "Não é mágica. É disciplina."

A Transformação

Os resultados foram tangíveis e rápidos.

Em maio, o EBIT da empresa era negativo. Em agosto, após a implementação das mudanças, o EBITDA havia chegado a aproximadamente 30%. Não era apenas uma melhoria marginal. Era uma transformação real na saúde financeira da empresa.

O faturamento consolidado em agosto ficou em torno de 56 mil reais, com lucro bruto de aproximadamente 52 mil. Mais importante: pela primeira vez, a empresa tinha visibilidade clara sobre de onde vinha cada real de receita e para onde ia cada real de despesa.

A redução tributária através do CNPJ separado para ProUma economizou aproximadamente 14 pontos percentuais em impostos em transações elegíveis. Isso não era apenas um ganho contábil. Era dinheiro real que podia ser reinvestido em crescimento.

O controle de custos de viagem começou a gerar resultados. Com políticas claras e acompanhamento diário, a empresa estava no caminho de reduzir gastos em aproximadamente 10 mil reais por mês.

E a digitalização das ordens de serviço começou a capturar oportunidades de venda que antes eram perdidas. Com um checklist estruturado, os técnicos conseguiam identificar e oferecer serviços adicionais de forma consistente.

Mas talvez o ganho mais importante fosse intangível: confiança. Pela primeira vez, a liderança podia olhar para um dashboard e saber exatamente como a empresa estava se saindo. Não havia surpresas desagradáveis descobertas semanas depois. Havia visibilidade em tempo real.

Isso mudou a forma como decisões eram tomadas. Em vez de reações baseadas em intuição, havia análise baseada em dados. Em vez de planejamento vago, havia metas claras e acompanhamento disciplinado.

"Agora a gente consegue planejar com confiança," diz um membro da equipe. "A gente sabe onde estamos, para onde vamos e o que precisa fazer para chegar lá."

A transformação também criou uma base sólida para crescimento futuro. Com processos padronizados, dados confiáveis e estrutura organizacional clara, a empresa estava pronta para escalar. Novos colaboradores poderiam ser onboarded mais rapidamente. Novas operações poderiam ser replicadas com consistência. Novas oportunidades de mercado poderiam ser perseguidas com confiança.

A RTC Rochatec havia passado de uma empresa com dados fragmentados e visibilidade limitada para uma organização com governança financeira clara, processos padronizados e capacidade de tomar decisões rápidas baseadas em informações confiáveis. Não era apenas uma melhoria operacional. Era uma transformação que posicionava a empresa para crescimento sustentável e lucratividade duradoura.