O Desafio

A SimPlus é uma empresa de contabilidade e serviços fiscais que oferece soluções completas para pequenas empresas e profissionais autônomos. Seu modelo de negócio é baseado em relacionamentos de longo prazo, oferecendo desde contabilidade básica até serviços especializados de regularização fiscal e planejamento tributário.

Porém, por trás dessa operação bem-intencionada havia um problema crescente: a empresa estava operando com sistemas fragmentados que impediam uma visão clara do negócio. Os dados financeiros estavam espalhados entre extratos bancários, planilhas avulsas e a plataforma Conta Azul. Não havia um único lugar onde a equipe pudesse olhar e entender, com precisão, qual era o fluxo de caixa real, a lucratividade por serviço ou o impacto das decisões de marketing.

As campanhas do Google Ads consumiam orçamento significativo, mas o custo por lead era alto — aproximadamente R$ 190 — e a rastreabilidade de conversões era praticamente inexistente. A landing page usava um formulário em Lightbox (pop-up) que gerava problemas de usabilidade, especialmente em dispositivos móveis. Leads chegavam, mas ninguém sabia exatamente de onde vinham ou se realmente se convertiam em clientes.

Nos processos operacionais, a situação era semelhante. Tarefas críticas eram executadas manualmente, com pouca automação. Ferramentas como Nuonvio e Digissac existiam, mas não eram plenamente utilizadas. A equipe operacional passava tempo em atividades repetitivas que poderiam ser automatizadas, reduzindo a capacidade de focar em trabalho de maior valor.

"Tínhamos dados em vários lugares, mas nenhuma visão consolidada," relata um membro da equipe. "Era difícil tomar decisões porque não sabíamos ao certo qual era a realidade financeira da empresa."

A Solução

A transformação começou com uma decisão clara: integrar dados, otimizar marketing e automatizar processos. A empresa reconheceu que precisava de uma abordagem estruturada, não apenas de ajustes pontuais.

O primeiro passo foi consolidar os dados financeiros. A equipe implementou uma planilha centralizada que integrava movimentos de duas contas bancárias, permitindo classificação detalhada de entradas e saídas. Cada movimento era registrado com data de operação, descrição, valor, classificação e data de vencimento. Isso criou uma fonte única de verdade para o fluxo de caixa.

Em paralelo, as campanhas do Google Ads foram completamente reestruturadas. Em vez de uma abordagem ampla com muitas palavras-chave genéricas, a empresa migrou para uma estratégia focada em palavras-chave específicas, com gestão agressiva de palavras-chave negativas. Cada campanha foi otimizada para reduzir desperdício e melhorar a qualidade dos leads.

A landing page também foi redesenhada. O formulário em Lightbox foi substituído por um formulário embutido na página, melhorando significativamente a experiência do usuário. Um teste A/B foi conduzido para identificar a melhor versão, e 100% do tráfego foi direcionado para o vencedor.

Nos processos operacionais, a empresa começou a aproveitar plenamente as ferramentas de automação disponíveis. Nuonvio foi configurado para verificações de certidões negativas, e Digissac foi integrado ao WhatsApp para automatizar fluxos de comunicação. A equipe operacional recebeu treinamento para trabalhar de forma mais automatizada.

"O que nos ajudou foi ter um parceiro que entendia não apenas a tecnologia, mas também o negócio de contabilidade," comenta um dos líderes. "Não era apenas sobre implementar ferramentas. Era sobre transformar a forma como operávamos."

A transformação exigiu comprometimento total da liderança. Reuniões semanais foram estabelecidas para revisar métricas, ajustar estratégias e manter o foco. A equipe inteira foi envolvida no processo, desde a operação até o comercial.

A Transformação

Os resultados foram imediatos e significativos.

O custo por lead nas campanhas do Google Ads caiu de aproximadamente R$ 190 para R$ 22,50 em um dia testado — uma redução de 88%. Essa melhoria veio da combinação de melhor estrutura de campanhas, palavras-chave mais focadas e eliminação de desperdício.

A conciliação de fluxo de caixa melhorou dramaticamente. Em um exemplo específico, a equipe identificou e corrigiu uma discrepância de R$ 400 em movimentos de março, demonstrando a precisão da nova abordagem. Agora, a empresa tinha visibilidade clara sobre quando o dinheiro entrava e saía, permitindo planejamento mais preciso.

A landing page otimizada resultou em melhor rastreabilidade de leads. O teste A/B identificou a versão com melhor desempenho, e a taxa de conversão melhorou. Mais importante, a equipe agora sabia exatamente de onde cada lead vinha.

A automação operacional trouxe ganhos de eficiência. A equipe operacional, especialmente Gabi e Thais, começou a trabalhar de forma mais autônoma, com menos tarefas manuais repetitivas. O feedback foi positivo: "As ferramentas estão funcionando. Estamos mais rápidos."

Além dos ganhos imediatos, a empresa estabeleceu uma estrutura de KPIs comerciais robusta. Métricas como CAC (Custo de Aquisição de Cliente), LTV (Lifetime Value), MRR (Receita Recorrente Mensal) e churn foram formalizadas. O índice LTV/CAC chegou a aproximadamente 6,9, indicando boa rentabilidade a longo prazo.

A análise de break-even revelou que a empresa precisava de aproximadamente 12 a 13 clientes adicionais por mês para atingir o ponto de equilíbrio financeiro. Com a nova estrutura de dados e métricas, a empresa tinha clareza sobre o que precisava fazer para crescer de forma sustentável.

"Agora sabemos exatamente onde estamos e para onde vamos," diz um membro da liderança. "Os dados não mentem. E quando você tem dados claros, pode tomar decisões melhores."

A transformação não foi apenas sobre números. Foi sobre criar uma cultura de dados e disciplina. Reuniões semanais de revisão de KPIs se tornaram rotina. A equipe comercial, operacional e financeira começou a falar a mesma linguagem. Decisões que antes eram baseadas em intuição agora eram baseadas em fatos.

Olhando para frente, a SimPlus está posicionada para crescimento escalável. Com dados integrados, marketing otimizado e processos automatizados, a empresa tem a infraestrutura para expandir sem perder controle. Novos clientes podem ser adquiridos de forma mais eficiente. Operações podem ser executadas com menos retrabalho. E a liderança pode tomar decisões estratégicas com confiança.

"A transformação que fizemos não é apenas sobre melhorar números. É sobre criar uma empresa que pode crescer de forma sustentável e previsível," conclui um dos fundadores. "Temos os dados, temos os processos, temos a disciplina. Agora é hora de escalar."