El Desafío

Prime Share opera un portafolio de embarcaciones con múltiples cotistas (propietarios) que comparten costos y generan ingresos conjuntamente. Es un modelo de negocio complejo que requiere precisión financiera y transparencia total. Sin embargo, la realidad era muy diferente.

Los datos financieros estaban dispersos. Algunos vivían en Conta Azul, otros en planillas de Excel, y otros más en mensajes de WhatsApp. No había una visión clara de cuánto costaba operar cada barco ni cuál era la rentabilidad real de cada embarcación. Los costos se registraban de forma consolidada—sin desglose por barco—lo que hacía imposible saber si un barco era rentable o si estaba siendo subsidiado por otro.

"Procurando información era un caos," recuerda un miembro del equipo. "Cada persona tenía sus propios números, y nunca sabíamos cuál era la verdad."

La gestión de inadimplencia también era manual. Los reportes de clientes morosos se hacían en planillas, sin automatización. El cierre mensual era lento y propenso a errores. Las clasificaciones contables variaban entre personas, generando retrabajos constantes. Y lo más crítico: no había forma de saber si cada cotista estaba pagando lo correcto o si los costos de marina, combustible y mantenimiento estaban siendo asignados de manera justa.

Esto no era solo un problema operativo. Era un obstáculo para crecer. Sin datos confiables, era imposible tomar decisiones estratégicas sobre qué embarcaciones invertir, cuáles optimizar, o cómo fijar precios justos para los cotistas.

La Solución

Prime Share decidió transformar su arquitectura financiera desde cero. El objetivo era claro: un centro de costo por embarcación, con visibilidad total de ingresos y gastos por barco, y un proceso de cierre mensual confiable y rápido.

El primer paso fue estructurar el Conta Azul. Se crearon centros de costo dedicados para cada embarcación. Cada gasto—marina, combustible, mantenimiento, rastreador, seguro—ahora se asignaba directamente al barco correspondiente. No más consolidación ciega. Cada lanzamiento contable incluía una descripción clara y una referencia explícita a la embarcación.

Luego vino la automatización. En lugar de generar reportes de inadimplencia manualmente, Prime Share implementó el módulo de inadimplencia del Conta Azul. Ahora, con un clic, podían ver exactamente qué clientes estaban morosos y por cuánto. Esto redujo drásticamente el tiempo de seguimiento y mejoró la cobranza.

Pero la verdadera transformación fue cultural. El equipo adoptó una metodología de trabajo estandarizada. Se definieron clasificaciones contables consistentes. Se establecieron reuniones quincenales de validación de números. Y lo más importante: se creó una planilla central donde cada entrada y salida se desglosaba por cotista y por embarcación.

"Pasamos de tener información dispersa a tener un único lugar donde todo estaba claro," explica un miembro del equipo financiero. "Ahora sabemos exactamente dónde está cada peso."

La gobernanza fue clave. Se asignaron responsabilidades claras. Elisângela se encargaba de la recopilación de datos operacionales. Andreia manejaba la contabilidad en Conta Azul. Y las reuniones quincenales aseguraban que todos estuvieran alineados. No había sorpresas en el cierre mensual porque los números se validaban continuamente.

Se implementó también un rateio preciso de costos compartidos. El aluguel de marina, por ejemplo, ya no era un gasto único. Se dividía proporcionalmente entre los barcos según el boleto real que cada uno pagaba. Esto eliminó las distorsiones y aseguró que cada embarcación cargara su costo justo.

La Transformación

Los resultados fueron inmediatos y visibles.

Primero, la claridad. Por primera vez, Prime Share podía ver la rentabilidad real de cada embarcación. Algunos barcos mostraban márgenes positivos saludables. Otros revelaban que estaban siendo subsidiados. Esta información fue liberadora. Permitió tomar decisiones estratégicas: dónde invertir, dónde optimizar, dónde posiblemente desinvertir.

Segundo, la velocidad. El cierre mensual, que antes era caótico, ahora se completaba de forma ordenada. Los datos de junio se cerraron correctamente. Julio se cerró a tiempo. Y agosto entró con una estructura contable limpia y confiable. Las reuniones quincenales de validación aseguraban que no hubiera sorpresas de último minuto.

Tercero, la gobernanza. Con centros de costo por embarcación, la asignación de costos fue precisa. Se identificaron y corrigieron 12 registros no asignados en mayo. En junio, solo 4 mantenimientos quedaron sin embarcación asignada. En julio, 3 items. El número de excepciones bajaba cada mes, indicando que el sistema estaba madurando.

Cuarto, la confiabilidad. La automatización de reportes de inadimplencia redujo la dependencia de planillas manuales. El equipo ahora podía enfocarse en acciones de cobranza, no en compilar datos. Y la estandarización de clasificaciones contables significó que los números fueran consistentes, auditables y defendibles.

"Ahora presentamos números con confianza," dice un miembro del equipo. "Sabemos que están correctos porque los hemos validado juntos."

Pero quizás el beneficio más profundo fue la alineación organizacional. Cuando todos ven los mismos números y entienden cómo se calculan, desaparecen los conflictos. Los cotistas ven exactamente qué están pagando y por qué. El equipo operacional entiende el impacto de sus decisiones en la rentabilidad. Y la dirección puede tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales, no en intuición.

Prime Share ahora está posicionada para crecer. Con visibilidad clara de costos por embarcación, puede expandir su portafolio con confianza. Puede negociar mejor con proveedores porque entiende sus costos reales. Puede fijar precios justos para los cotistas porque sabe exactamente cuánto cuesta operar cada barco. Y puede identificar oportunidades de optimización que antes eran invisibles.

El viaje no terminó. El equipo continúa refinando procesos, expandiendo la validación a más embarcaciones, y preparando proyecciones de flujo de caja a 12 meses. Pero la base está sólida. Prime Share transformó su caos financiero en un sistema de control claro, confiable y escalable.

"Este cambio nos permitió ver el negocio de verdad," concluye un ejecutivo. "Y cuando ves el negocio de verdad, puedes hacerlo crecer de verdad."