O Desafio

Prime Share é uma operadora de embarcações que gerencia cotas de barcos para cotistas e oferece serviços de aluguel e administração de frotas. O modelo de negócio é robusto: cada barco gera receita através de taxas administrativas, reembolsos de custos operacionais e serviços adicionais. Porém, havia um problema fundamental que impedia o crescimento estratégico.

Os custos eram contabilizados de forma consolidada, sem detalhamento por embarcação. Despesas como combustível, manutenção, aluguel de marina e salários de marinheiros chegavam como valores únicos, sem rastreabilidade clara de qual barco as gerou. Dados financeiros estavam espalhados em múltiplas planilhas, cada uma mantida por uma pessoa diferente. Não havia um centro de custo por embarcação. Não havia visibilidade de qual barco era lucrativo e qual não era.

"A gente não conseguia entender para onde estava indo o dinheiro," relata um membro da equipe financeira. "Tínhamos números consolidados, mas não sabíamos a rentabilidade de cada barco. Era impossível tomar decisões estratégicas com essa falta de clareza."

O impacto era direto: a empresa não podia identificar oportunidades de otimização, não conseguia precificar com precisão os serviços por embarcação, e o fechamento mensal era lento e propenso a erros. Além disso, a gestão de inadimplência dependia de planilhas manuais, e a reconciliação entre o que era cobrado dos clientes e o que era registrado na contabilidade era um processo manual e demorado.

A Solução

Prime Share tomou uma decisão estratégica: transformar completamente a estrutura de contabilidade para ser orientada por embarcação. Não seria uma mudança superficial. Seria uma reimplementação dos processos financeiros do zero.

O primeiro passo foi criar centros de custo por embarcação no Conta Azul, o sistema contábil da empresa. Cada barco receberia seu próprio centro de custo. Todas as despesas—combustível, manutenção, marina, rastreador, seguro, salários—seriam alocadas ao barco correspondente. Receitas também seriam registradas por embarcação.

"Decidimos que cada barco teria sua própria 'vida financeira' no sistema," explica um membro da equipe de implementação. "Isso significava repensar como lançávamos dados, como descrevíamos transações, e como validávamos números."

A implementação começou em maio. A equipe iniciou o cadastro de todas as embarcações como centros de custo. Cada lançamento novo passaria a respeitar essa estrutura. Mas havia um desafio: dados históricos e transações em andamento precisavam ser reclassificados. Itens que vinham como um único valor—como o aluguel de marina—precisavam ser destrinchados por barco.

Além da estrutura de centros de custo, Prime Share implementou automação para relatórios de inadimplência usando o módulo nativo do Conta Azul. Em vez de planilhas manuais, a empresa agora podia visualizar inadimplentes por cliente em tempo real. Isso reduziu o retrabalho e acelerou as ações de cobrança.

A padronização de classificações foi outro pilar. A equipe definiu uma linguagem contábil comum. Descrições de transações foram padronizadas. Custos reembolsáveis foram separados de custos administrativos. Tudo isso foi documentado e compartilhado entre Elisângela (responsável pela coleta de dados operacionais), Andreia (contabilidade) e o restante da equipe.

"Quando todos falam a mesma língua, tudo fica mais rápido," comenta um membro da equipe. "Não havia mais dúvidas sobre como classificar um item. Não havia mais retrabalho."

A empresa também estabeleceu uma cadência de governança. Reuniões quinzenais foram agendadas para revisar números, validar dados e resolver discrepâncias antes de apresentar resultados à liderança. Isso criou um ciclo de feedback contínuo e melhorou a qualidade dos dados.

Um elemento crítico foi o compromisso da liderança. Sem apoio de cima para baixo, a transformação não teria sucesso. A empresa alocou tempo, recursos e atenção para fazer isso funcionar. Não foi um projeto paralelo. Foi prioridade.

A Transformação

Os resultados começaram a aparecer rapidamente. Em maio, quando a estrutura de centros de custo foi implementada, a equipe identificou 12 registros não alocados. Isso era esperado—era o sinal de que o sistema estava funcionando e capturando lacunas. Em junho, havia 4 manutenções sem embarcação atribuída. Em julho, 3 itens. O número de exceções estava caindo. O sistema estava se auto-corrigindo.

Mas o verdadeiro ganho foi a visibilidade. Pela primeira vez, Prime Share podia ver a lucratividade de cada barco. Podia ver qual embarcação gerava margem positiva e qual estava operando no vermelho. Podia ver o custo real de marina por barco, não como um número consolidado, mas como uma alocação precisa baseada no boleto real.

"Agora sabemos exatamente quanto custa operar cada barco," relata um membro da equipe. "Isso muda tudo. Muda como precificamos, como investimos, como decidimos o futuro da frota."

A automação de relatórios de inadimplência eliminou horas de trabalho manual. Relatórios que antes levavam tempo para compilar agora eram gerados em minutos. A equipe podia agir mais rápido em cobranças, reduzindo o ciclo de recebimento.

A padronização de classificações reduziu retrabalho significativamente. Não havia mais dúvidas sobre como registrar uma transação. Não havia mais necessidade de refazer lançamentos porque alguém interpretou a classificação de forma diferente. Isso acelerou o fechamento mensal e melhorou a confiabilidade dos números.

A cadência de governança criou um ritmo previsível. Reuniões quinzenais garantiam que problemas fossem identificados e resolvidos rapidamente. Não havia surpresas no final do mês. Dados eram validados continuamente. Quando chegava a hora de apresentar números à liderança, tudo estava pronto.

Além disso, a estrutura de centros de custo por embarcação abriu novas possibilidades. Prime Share agora podia gerar uma Demonstração de Resultado (DRE) por barco. Podia ver receitas, despesas e margens para cada unidade. Podia fazer análises de tendência. Podia identificar oportunidades de otimização específicas para cada embarcação.

"A transformação não foi apenas sobre números," reflete um membro da equipe. "Foi sobre mudar como pensamos sobre o negócio. Passamos de uma visão consolidada para uma visão granular. Isso nos deu poder de decisão que não tínhamos antes."

A empresa também preparou o caminho para futuras melhorias. Com a estrutura de centros de custo em lugar, seria possível automatizar ainda mais processos. Seria possível integrar dados operacionais com dados financeiros de forma mais profunda. Seria possível fazer previsões mais precisas.

Prime Share está agora posicionada para crescer com inteligência. Cada decisão sobre investimento em uma embarcação, sobre precificação de serviços, sobre alocação de recursos, pode ser baseada em dados confiáveis e granulares. A visibilidade financeira por barco não é mais um luxo. É a base operacional da empresa.

"Quando você consegue ver claramente o desempenho de cada unidade, você consegue gerenciar melhor," conclui um membro da liderança. "Isso é o que essa transformação nos deu: clareza, controle e confiança para tomar as decisões certas."